Maciej Marcinkowski – „Nowy szeryf” w Urzędzie Miasta Poznań!

Biuro Kontroli, nowa jednostka którą Pan kieruje, ma tropić nadużycia w urzędzie miasta. Jakiego rodzaju, co będzie kontrolowało biuro?

W związku z tym, że miasto jest wielkim inwestorem i generuje olbrzymie środki, które są wydatkowane w obszarze publicznym, prezydent pragnie mieć – i jest to całkowicie zrozumiałe –  wewnętrzną jednostkę do działań nadzwyczajnych, ale równocześnie standardowych. Komórka organizacyjna, którą kieruję, ma dostarczać wiedzy, na podstawie której prezydent będzie mógł podejmować decyzje, w tym te dla miasta najistotniejsze, aby wszelkie praktyki, w sposób niewłaściwy wpływające na działalność urzędu mogły zostać wyeliminowane. Mam tu na myśli przede wszystkim nietransparentne zarządzanie środkami finansowymi przez kierujących jednostkami organizacyjnymi w mieście, szczególnie w zakresie ich wydatkowania, gdyż  głównie to powoduje wymierne straty dla Poznania. Biuro Kontroli ma być narzędziem wykrywającym w sposób szybszy niż dotychczas ewentualne zagrożenie. By tak się stało, kontrole winny być dobrze przygotowane pod względem trafnego wytypowania. Oczywiście, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ostateczną decyzję o przeprowadzeniu kontroli podejmuje prezydent. Ale to właśnie Biuro Kontroli określa obszary wymagające weryfikacji na podstawie ryzyk, które dostrzegamy i analizujemy. W związku z tym, że czynności kontrolne ze swej natury postrzegane są jako działania restrykcyjne, nie mogą być i w żadnym razie nie będą bezpodstawne. Dlatego też, jednym z zadań, które sobie stawiam jest wypracowanie procedur, które pozwolą na wykrycie i analizę obszarów ryzyka. Gromadzone i przetwarzane informacje wskażą potencjalne źródła nieprawidłowości.

Co może być dla Biura Kontroli źródłem wiedzy?

Źródła są wielorakie. Mogą to być sygnały w postaci skarg, których co roku spływa do nas kilkaset. Instytucja powszechnej skargi obywatelskiej, to wartościowy instrument kontroli administracji publicznej. Zarzewiem, od którego zaczynają się procesy dochodzenia do bardziej identyfikowalnych informacji bywają też donosy, choć ich waga podlega zawsze szczegółowej ocenie i dyskusji. Ponadto, pracujemy  nad udrożnieniem kanałów informacyjnych w samym urzędzie. Pożądanym jest, aby poszczególne wydziały przekazywały nam cyklicznie tak zwane dane wrażliwe, jak na przykład: informacje o planowanych zamówieniach publicznych, sposobie i stopniu wykorzystania oraz rozliczenia udzielonych dotacji, a także wszelką  wiedzę, którą można uznać za przydatną w przypadku potencjalnego zagrożenia. Chcemy o tym przypomnieć, wskazać od nowa drogi i procedury, do których powinny się stosować komórki organizacyjne urzędu. Pragniemy partycypować w przekazie informacji, przypisywać jej odpowiednią wagę i decydować o dalszym jej wykorzystaniu. W tym celu chcielibyśmy zatrudnić  analityków, którzy będą się tym zajmować. W momencie, gdy będziemy potrafili uzyskać powyższe informacje, odpowiednio je ocenić, będziemy wiedzieli więcej niż kiedykolwiek wcześniej,  co bezpośrednio przełoży się na lepsze przygotowanie kontroli, a  w efekcie szybsze i skuteczniejsze jej przeprowadzenie. Zakładam, że przy tak zorganizowanym systemie kontroli, niepożądane  zachowania zostaną ograniczone do minimum.

Właśnie, jednym z zarzutów prezydenta wobec dotychczasowej komórki kontrolnej, jaką było Biuro Audytu Wewnętrznego i Kontroli, było to, że kontrole się ślimaczyły, a ich efektem były kilkusetstronicowe raporty, z których niewiele wynikało. Na ile jesteście w stanie usprawnić procesy kontrolne?

Faktycznie dotarło do mnie, że pewne potrawy były tu gotowane zbyt długo, m.in. te w obszarze „mieszkaniówki”. Mogę jednak powiedzieć, że na tę chwilę, dwie z trzech spraw dotyczących gospodarki komunalnej już zostały zakończone. Trzeci projekt, największy i gatunkowo najtrudniejszy, zamierzam zamknąć do końca tego kwartału. Uwzględniając oczekiwania prezydenta, pracujemy nad płynną zmianą trybu i sposobu wykonywania kontroli. Tak jak wspomniałem, już samo rzetelne przygotowanie kontroli  potrafi znacznie cały jej proces przyspieszyć, zarówno planowej, jak i doraźnej. W przypadku tej pierwszej ważne jest to, by wnioski z jednej kontroli były podstawą do przygotowania kolejnych. Żeby nie były to bezkrytyczne i przypadkowe działania wynikające jedynie z harmonogramu.

Można powiedzieć, że dopiero zadomawiam się w  Urzędzie Miasta Poznania, ale od samego początku dużą wagę przywiązuję do przygotowania mechanizmów, które znacznie ułatwią nam działanie i prowadzenie w sposób transparentny procesów kontrolnych. Zamierzam wykorzystać swoje wieloletnie doświadczenia z pracy w administracji skarbowej i czerpać z niej wzorce. Niestety, jednostki samorządu terytorialnego nie mają wszystkich uprawnień administracji skarbowej, ale przy dobrej organizacji pracy wystarczą te, które są. Czyli np. prawo do ingerencji w daną jednostkę i wykonania czynności kontrolnych w sytuacji, gdy otrzymujemy informację, że może tam dochodzić do nieprawidłowości. Do momentu powstania Biura Kontroli, czynności kontrolne w strukturze organizacyjnej urzędu były  połączone z czynnościami audytu i ulokowane w Biurze Audytu Wewnętrznego i Kontroli. Kontrola była tylko jedną z metod działania, lecz nie tą najważniejszą. Audyt z kolei cechuje się charakterystyczną metodologią i sposobem działania przez co, należy otwarcie przyznać, może trwać dosyć długo. Dla mnie natomiast, jako osoby kierującej Biurem Kontroli, ważne jest to, by w sposób obiektywny i możliwie szybko ustalić stan faktyczny, dostarczając prezydentowi taki materiał, na podstawie, którego będzie mógł podejmować dalsze decyzje.

Zamiast obszernego wystąpienia pokontrolnego powinien to być protokół, który będzie wskazywał jasno, czy pewne elementy zawodzą, które konkretnie zawodzą i który organ może być za to odpowiedzialny. Powinien to być taki „raport”, a zatem skondensowane sprawozdanie i wskazanie głównych problemów, a nie szeroko je opisująca encyklopedia, przez którą prezydent fizycznie nie jest w stanie przebrnąć. Nie podważając oczywiście ogromu pracy audytorów.

Audyt w urzędzie jednak pozostanie, będzie też Wydział Budżetu i Kontrolingu. Czym będą się zajmowały?

Wydział Budżetu i Kontrolingu zajmuje się, krótko mówiąc, sprawami typowo „księgowymi”, to jest: terminowością wpłat, wypłat i tym podobne – na obszarze działania urzędu. Nadzoruje też wykonywanie obowiązków płynących z między innymi płacenia należności i zobowiązań urzędu i miejskich jednostek  organizacyjnych.

Z kolei audyt, który jest  często mylony z kontrolą, to obowiązek, który musi istnieć w jednostkach administracji państwowej i samorządowej. Konieczność istnienia audytora i audytu zakłada ustawa o finansach publicznych.

Audyt to forma nadzoru, którą prywatnie nazywam „łagodną”.  Ma ona przysporzyć wiedzy zarządzającemu na temat tego, w jaki sposób możemy zweryfikować działanie jednostki w oparciu o kryteria i założenia. Czyli: czy na chwilę obecną cele, które zostały przed jednostką postawione są  możliwie do osiągnięcia przy tym stanie i ocenie działalności funkcjonowania tej jednostki. A jeśli nie, to czego brakuje i co należy polepszyć, by te cele mogły zostać osiągnięte.

Biuro Kontroli także działa w czasie bieżącym, jednak jego zadaniem jest konfrontacja i weryfikacja tego, co zastajemy z tym, co powinno być. Przykładowo:  jeśli przepisy przewidują, że dana procedura powinna być stosowana, a my po kontroli stwierdzamy, że nie jest, to ujawniamy ten fakt i wskazujemy jako nieprawidłowość. Nasze działanie jest bardziej zdecydowane, niekiedy może za sobą nieść skutki natury dyscyplinarnej, w skrajnych przypadkach karnej. W razie podejrzenia wystąpienia nieprawidłowości, jesteśmy po to, by zweryfikować owo podejrzenie, potwierdzić, że coś zostało niewłaściwie przeprowadzone, a także ocenić, kto ewentualnie doprowadził do takiego stanu rzeczy. W zależności od rodzaju nieprawidłowości może to skutkować nawet odpowiedzialnością dyscyplinarną lub karną. O orzeczeniu tej ostatniej decyduje wymiar sprawiedliwości, choć zazwyczaj cały proces rozpoczyna się od zawiadomienia odpowiednich organów ścigania, co zdarza się nierzadko. Podsumowując, od audytu odróżnia nas stopień zdecydowania podejmowanych kroków. Potocznie można by rzec: „nie ma zmiłuj”.

Czyli urzędnicy powinni się bać…?

Oczywiście, że nie. Bo tu nie chodzi o to, żebyśmy działali jak taka czarna sotnia, która jak wchodzi, to już wiadomo, że coś z tego będzie i głowy polecą. Celem naszej jednostki nie jest wzbudzanie postrachu. Pragniemy wierzyć, że urzędnicy wykonują swe obowiązki rzetelnie i sumiennie. Niestety, nie zawsze tak jest. W takiej sytuacji, gdy wykryjemy nieprawidłowość, skutki mogą być naprawdę nieprzyjemne.

Podkreślam jednak, że  nie chodzi o to, by nami straszyć ludzi, by na myśl o Biurze Kontroli urzędnicy kurczyli się w sobie. Naturalnie wolę, żebyśmy cieszyli się poważaniem i respektem ze względu na nasze umiejętności oraz skuteczność w działaniu.

Wykonujemy swoje obowiązki z upoważnienia prezydenta, który ma całkowitą świadomość tego, że jesteśmy tym „ostrym narzędziem”, które on ma do swojej dyspozycji. Ale należy też pamiętać, że używa go po to, by dobrze, sprawiedliwie i skutecznie sprawować swoją funkcję i wypełniać swój mandat nadany mu przez mieszkańców Poznania. Krótko mówiąc, jeśli została popełniona nieprawidłowość czy przestępstwo, rolą prezydenta i jego służb jest to ujawnić i doprowadzić do poniesienia odpowiedzialności.

Z moich rozmów z prezydentem wynika, że w takich kwestiach jest on bezkompromisowy. Zdaje sobie sprawę, że działalność Urzędu Miasta Poznania i jednostek mu podległych, tak jak i w każdym innym obszarze działalności publicznej, może być naznaczona pewnymi nieprawidłowościami, ale jednocześnie ma świadomość, że trzeba je z całą stanowczością ujawniać.

Należy wziąć pod uwagę, że obszary objęte naszym zainteresowaniem, mają w większości związek z wydatkowaniem pieniędzy. Urząd Miasta jest instytucją, która dysponuje dużymi środkami finansowymi, a prezydent, dbając o dobro publiczne, chce aby to wydatkowanie nie było oznaczone piętnem jakiegokolwiek defektu. Komunikując, że to Biuro Kontroli będzie działać teraz w innej formule, daje też wyraźny sygnał, że pragnie mocno stać na straży publicznych pieniędzy,  a działań zmierzających do ich uszczuplania tolerować nie będzie.

Takie zachowanie ma też duże znaczenie prewencyjne. Urzędnicy mają świadomość, że istnieje takie biuro, że pracują w nim ludzie powołani po to, by skutecznie i szybko ujawnić miejsce, z którego wypływa w niewłaściwy sposób jakiś publiczny pieniądz. A mogę zapewnić, że są to naprawdę świetni fachowcy.

Czy działalności urzędu i urzędników nie powinny kontrolować podmioty zewnętrzne?

Instytucje zewnętrzne, takie jak NIK czy RIO, nieustannie kontrolują jednostki administracji państwowej czy samorządowej. W ramach obowiązków  Biura Kontroli leży też to, by te mechanizmy koordynować. Powyższe kontrole nie dotyczą z reguły jednego podmiotu czy osoby, a procesu, w który zaangażowanych jest wiele komórek miasta czy jednostek miejskich. Dlatego też,  należy to w sposób właściwy zsynchronizować w zakresie przygotowania dokumentów czy odpowiedzi na pytania zadawane przez kontrolujących. Musimy dbać o jakość tych odpowiedzi, o to, czy są one rzetelne. Należy pamiętać, że większość  kontroli   (praktycznie około 99%) nie dotyczy konkretnego wydziału, tylko Prezydenta jako organu odpowiedzialnego za zarządzanie miastem w całym swym zakresie. Prowadzenie korespondencji w sposób niewłaściwy, rzutowałoby bezpośrednio na niego. To może mniej spektakularna rola biura, ale niemniej ważna.

Wspomnianych przez Panią kontroli zewnętrznych jest niezaprzeczalnie dużo, nie mogą one jednak być narzędziem sprawnego zarządzania. Prezydent nie może działać na podstawie sprawozdań prokuratury czy NIK-u, bo  jest  to działanie post factum. Musi mieć sam możliwość wyregulowania pewnych nieprawidłowości, chociażby za pomocą kontroli, przesunięcia osób, usunięcia ze stanowiska. To nie musi, a wręcz nie powinno dziać się rękoma innych instytucji. Nie można oddawać kreowania polityki wewnętrznej urzędu w obce ręce innych instytucji. Prezydent byłby wtedy całkowicie pozbawiony informacji o działaniu swojego urzędu. Musiałby zamawiać audyt instytucji zewnętrznej, a to robi się tylko w wyjątkowych sytuacjach.

Czyli Biuro Kontroli jest de facto taką wewnętrzną policją, a Pan szeryfem pilnującym porządku w urzędzie?

Zgoda, pod warunkiem, że używamy tego porównania w odniesieniu do oczekiwań, jakie przede mną i biurem się stawia – czyli, by zrobić to, co do mnie należy, bezkompromisowo, bez ulegania naciskom, w imieniu prezydenta – a nie w odniesieniu do sposobu działania. Nowoczesne działanie polega na zdobywaniu wiedzy i spokojną analizę spływających do nas danych, w oparciu o przyjęte przez nas procedury. Nie trzeba tego robić w spektakularny sposób. Nie chodzi o to, żeby wjeżdżać komuś czołgiem do domu i działać na pokaz, ale by przeprowadzić od początku do końca przemyślane, konstruktywne i efektywne działania. Weźmy na przykład takiego filmowego Colombo, czy detektywa Poirot. Wyglądali oni być może dla wielu  niepozornie, ale cierpliwie gromadzili dowody i ostatecznie wykrywali sprawców przestępstw. Można,  więc po cichu i skutecznie „robić swoje”.  Osobiście nawet zalecam moim podwładnym, żeby z empatią odnosili się do kontrolowanych, żeby tworzyli przyjazną atmosferę. To samo dotyczy drugiej strony. Kontrolowany też musi mieć świadomość, że nasze działania, to, że coś wykryjemy, nie oznacza, że chcemy zrobić komuś na złość, czy go zniszczyć. Bo nie jesteśmy przecież od znajdowania haków na kogoś, tylko od weryfikacji poprawności jego działania.

My natomiast, jeśli chcemy być skuteczni, to nie możemy o szóstej rano „wpadać komuś do mieszkania”, bo, łagodnie mówiąc, powoduje to zupełną niechęć do współpracy. A mi zależy na tym, żeby kontrolowany z nami współpracował, bo to ułatwia nam działanie.  Co nie zmienia faktu, że jeśli są podstawy, by sformułować zawiadomienie do prokuratury, to ono tak czy tak powstanie, bez względu na to, jak się będzie zachowywał kontrolowany.

Żywię jednak przekonanie, że  każdy rozumie znaczenie swojej pracy i wie co do niego należy. Ponawiam więc, nie chodzi o to, żeby budzić strach. Niezależnie od okoliczności, my i tak zrobimy swoje. Chcemy jednak zrobić to w taki sposób, żeby nie wywoływać negatywnych emocji. Bezmyślne wymachiwanie pałką nie przynosi dobrych rezultatów. A koniec końców, chodzi przecież o efekt.

Rozmawiała: Joanna Żabierek/biuro prasowe